Acompanhar

Apresentação

A aba de acompanhamento foi desenvolvida visando centralizar e simplificar o acesso a informações e métricas críticas em um ambiente visual integrado. Sua principal função é proporcionar uma visão panorâmica e detalhada dos dados, permitindo que os usuários monitorem e gerenciem processos em tempo real. Essa aba visa facilitar a tomada de decisões e monitorar gargalos do processo ao consolidar dados de diferentes sistemas, como o Conecta e BPM em uma única interface, tornando mais ágil o acompanhamento de indicadores de desempenho, o diagnóstico de problemas e a identificação de oportunidades de melhoria.

Visualizando a tela inicial

Ao publicar um processo no sistema Conecta, ele ficará registrado na área Acompanhar da ferramenta BPM, independente de ter instâncias ativas ou não. Na tela inicial da área Acompanhar, o usuário irá encontrar uma lista detalhada dos processos, incluindo informações como PROCESSO, INCIDENTES, INSTÂNCIAS EM EXECUÇÃO e ATUALIZADO EM.

• Processos: titulo do processo.
• Incidentes: número de incidentes nas instâncias do processo.
• Instâncias em execução: processos que foram iniciados e estão tramitando no sistema Conecta e ainda não foram finalizados.
• Atualizado em: última data e horário que houve tramitação entre as etapas do processo. Ao clicar na seta ao lado de ATUALIZADO EM, é possível filtrar a lista para exibir os processos pela última modificação, ordenando-os do mais recente ao menos recente, ou vice-versa.

Para localizar um processo específico, utilize o campo de busca, insira o termo desejado e clique no ícone de lupa ao lado. Há também um botão para atualizar a lista de processos, garantindo que as informações estejam sempre atualizadas.

IMPORTANTE!

O ícone exibido ao lado do nome do processo indica o seu status: quando está verde, significa que todas as instâncias do processo estão operando sem erros. Já um ícone vermelho indica que alguma instância do processo apresentou um erro, assumindo o status de incidente e sinalizando a necessidade de reprocessamento ou encerramento manual (veja Reprocessamento e encerramento de instâncias com incidente). O ícone cinza, por sua vez, indica que o processo está publicado no sistema Conecta, mas não possui nenhuma instância em execução no momento.

Visualização dos processos

Ao abrir um processo, você terá acesso a informações detalhadas, incluindo o nome e o diagrama do processo, uma lista com o token da instância, número da versão, data de início e fim da instância, além do nome do processo pai. O botão FILTRAR permite configurar a visualização para focar na última versão do processo, destacando instâncias ativas e aquelas com incidentes. Para incluir instâncias finalizadas na visualização, basta ativar essa opção no filtro. Além disso, você pode utilizar os filtros para selecionar versões anteriores do processo, proporcionando uma visão completa do histórico e da evolução do processo ao longo do tempo.

IMPORTANTE!

Por padrão, a visualização está configurada para exibir apenas a última versão do processo, com foco nas instâncias ativas e aquelas com incidentes. Para incluir também as instâncias já finalizadas na visualização, é necessário ajustar essa configuração no filtro.

Se o usuário utilizar o filtro para visualizar todas versões anteriores do processo, o diagrama do processo não será exibido, pois ele pode ter sido alterado de uma versão para outra. No entanto, a lista de instâncias será atualizada automaticamente, mostrando aquelas que estiveram ativas em todas as versões no filtro. Dessa forma, é possível acompanhar o histórico de execução das instâncias sem que eventuais alterações no diagrama interfiram na análise das versões anteriores.

Visualização de instâncias

Ao selecionar uma instância específica, o sistema apresenta informações detalhadas, incluindo o Histórico da instância e Variáveis.

• Histórico da Instância: exibe todas as etapas pelas quais o processo já passou, permitindo acompanhar o progresso e os eventos ocorridos durante a execução.
• Variáveis: mostra o nome e o valor das variáveis associadas à instância, fornecendo uma visão completa dos dados manipulados ao longo do processo.

Se nenhuma etapa específica estiver selecionada, o sistema exibe informações gerais do processo. No entanto, ao selecionar uma etapa no histórico de instâncias, detalhes das variáveis relacionadas àquela etapa serão exibidos nas abas PROPRIEDADES e VARIÁVEIS.

• Propriedades: os dados apresentados nesta aba dependem do tipo de item selecionado da etapa do processo.
  • Formulários: apresenta o nome do formulário com o link para a ferramenta Formulários.
  • User task: exibe o nome da tarefa com um link para o Conecta e o Formulário (se houver). Apresenta o nome do responsável pela tarefa.
  • Subprocesso (linkado): apresenta o nome do processo e número com um link que direciona para a instância.
• Variáveis: apresenta todas as variáveis disponíveis na instância.

Quando user task, tem o link que leva ao Conecta e o link do formulário vinculado a tarefa.

Reprocessamento e encerramento de instâncias com incidente

Quando ocorre um erro em uma Service Task, a instância do processo não é mais encerrada automaticamente: ela assume o status de incidente e permanece ativa até que o incidente seja tratado. Diretamente pela área Acompanhar, o usuário pode reprocessar a tarefa que falhou, sem precisar recriar o processo, ou optar por encerrar a instância (concluindo ou cancelando) quando a execução não puder ser retomada.

IMPORTANTE!

Essa funcionalidade é exclusiva para Service Tasks, as User Tasks não geram incidentes. Erros de negócio tratados na própria modelagem, via eventos de exceção, são resolvidos pelo fluxo e também não geram registro de incidente.

Reprocessar uma tarefa com incidente

1. Acesse Acompanhar no menu lateral esquerdo do Betha BPM.
2. Localize a instância com status de incidente e abra o detalhamento da tarefa que falhou.
3. Clique em REPROCESSAR para reexecutar a tarefa.
4. Acompanhe o feedback visual exibido após a ação, que indica se o reprocessamento foi concluído com sucesso.

Quando o incidente ocorrer em um subprocesso, a ação de reprocessar deve ser feita diretamente na tarefa que gerou a falha, não na instância principal.

Concluir ou cancelar manualmente uma instância com incidente

1. No Acompanhar, localize a instância principal com status de incidente.
2. Escolha a ação desejada: concluir com incidente ou cancelar.
3. Confirme a ação.

A conclusão ou o cancelamento sempre são feitos na instância principal do processo, mesmo quando o incidente está em um subprocesso, e encerram em conjunto todos os subprocessos vinculados a ela. Toda instância encerrada manualmente por conclusão ou cancelamento recebe status final de concluída no BPM, sendo contabilizada como concluída nos indicadores e contadores.

Propagação do incidente entre processos

Quando um subprocesso apresenta incidente, esse status é propagado automaticamente para o processo principal, permitindo identificar visualmente, a partir da instância principal, que existe uma falha em algum subprocesso vinculado, sem precisar navegar manualmente até cada subprocesso para descobrir a origem.

IMPORTANTE!

• Toda ação de reprocessamento é registrada em trilha de auditoria, com usuário responsável, data/hora e ação executada.
• O reprocessamento é feito com garantia de integridade transacional e não duplica execuções já concluídas.